DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeu­tender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Senior Referentin / Senior Referent Einkauf und Vergabe (d/w/m) NUM

Campus Charité Mitte

Kennziffer: 8007 | Arbeitszeit: Vollzeit | Eintrittsdatum: Oktober 2026 | Dauer der Anstellung: Befristet | Bewerbungsfrist: 21.09.26 | Entgeltgruppe: E13

Arbeiten an der Charité

Die NUM-Koordinierungsstelle bildet den organisatorischen Kern des Netzwerks Universitätsmedizin (NUM), eines bundesweiten Netzwerks der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Die Koordinierung des NUM liegt derzeit bei der Charité – Universitätsmedizin Berlin, die die Gesamtprojektleitung innehat und Sitz der Koordinierungsstelle ist. 
Die Koordinierungsstelle plant und steuert die Aktivitäten des NUM und ist zentrale Ansprechpartnerin für die beteiligten Standorte, Projekte, Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftler sowie weitere Stakeholder. 

Bis voraussichtlich 30.06.2027 wird das NUM weiterhin aus der Charité heraus koordiniert. Parallel werden der Aufbau und die Überführung der Koordinierungsstelle in eine eigenständige, institutionell durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt geförderte Organisationsstruktur mit ca. 100 Mitarbeitenden vorbereitet. Damit verbunden ist der Aufbau einer eigenständigen Einkaufs- und Vergabestelle. Mit der Überführung der NUM Koordinierungsstelleaus der Charité in die NUM GmbH wird diese Stelle ebenfalls in die NUM GmbH übergehen.

Die Stelle im Überblick

Sie verantworten den Aufbau der zentralen Funktion Einkauf und Vergabe für die künftige eigenständige Organisationsstruktur des NUM und übernehmen dabei sowohl konzeptionelle als auch operative Verantwortung. Ziel ist es, wirtschaftliche, rechtskonforme und serviceorientierte Beschaffungsprozesse aufzubauen und dauerhaft sicherzustellen.
In der Aufbauphase entwickeln Sie Strukturen, Prozesse und Standards für Einkauf und Vergabe. Gleichzeitig übernehmen Sie die operative Durchführung und Steuerung von Beschaffungs- und Vergabeverfahren. Mit dem weiteren Organisationsaufbau gestalten Sie die Übergabe administrativer Tätigkeiten an unterstützende Funktionen und steuern externe Dienstleister.

Ihre konkreten Aufgaben

• Aufbau, Ausgestaltung und Weiterentwicklung der zentralen Funktion Einkauf und Vergabe
• Entwicklung und Etablierung wirtschaftlicher, standardisierter und vergaberechtskonformer Beschaffungs- und Vergabeprozesse unter Berücksichtigung vergabe-, zuwendungs- und haushaltsrechtlicher Anforderungen
• Eigenverantwortliche Planung, Durchführung und Dokumentation nationaler Vergabeverfahren sowie Steuerung komplexer oder EU-weiter Vergaben gemeinsam mit externen Vergabeberatungen – von der Bedarfsaufnahme über die Wahl der Vergabestrategie, Angebotseinholung und Angebotswertung bis zur Zuschlagserteilung und Vertragsvorbereitung
• Aufbau eines Einkaufs- und Vergabecontrollings sowie Erstellung von Auswertungen, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung
• Mitwirkung bei der Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung einer digitalen Einkaufs- und Vergabesoftware einschließlich der Gestaltung von Workflows und Dokumentationsstandards
• Aufbau und Weiterentwicklung eines Vertrags- und Lieferantenmanagements einschließlich Pflege relevanter Register, Vertragslaufzeiten und Fristen
• Steuerung externer Dienstleister, insbesondere Vergabeberatungen sowie Anbieter von Einkaufs- und Vergabelösungen
• Beratung der Fachbereiche bei Beschaffungsvorhaben sowie Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, Kostenschätzungen und Vergabeunterlagen
• Entwicklung von Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Vorlagen, Wertgrenzen und Dokumentationsstandards für den Einkauf sowie Vergaben
• Koordination und Qualitätssicherung der Einkaufs- und Vergabeprozesse in enger Abstimmung mit Finance, Recht, IT sowie den weiteren Fachbereichen
• Sicherstellung der Einhaltung vergabe-, zuwendungs-, vertrags-, datenschutz- und compliancebezogener Anforderungen
• Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie kontinuierliche Weiterentwicklung der Einkaufs- und Vergabefunktion im Zielbetrieb

Danach suchen wir

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Master), z. B. in Betriebswirtschaft, Wirtschaftsrecht, Verwaltungswissenschaften, Public Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Einkauf und der öffentlichen Vergabe, vorzugsweise in einer zentralen Funktion oder beim Aufbau einer Einkaufsorganisation.
• Erfahrung im Aufbau, in der Weiterentwicklung oder in der Steuerung von Einkaufs- und Vergabeprozessen, idealerweise in einer öffentlichen oder öffentlich geförderten Organisation
• Sichere und praxiserprobte Kenntnisse des öffentlichen Vergaberechts (insbesondere GWB, VgV, UVgO sowie idealerweise VOB/A) und Verständnis für zuwendungsrechtliche Anforderungen oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
• Erfahrung in der Vorbereitung, Steuerung oder Begleitung komplexer Vergabeverfahren sowie im Umgang mit externen Vergabeberatungen
• Erfahrung mit Einkaufs-, Vergabe- oder Vertragsmanagementsystemen; Kenntnisse bei der Einführung digitaler Systeme sind von Vorteil
• Fähigkeit, unklare Anforderungen zu strukturieren, tragfähige Prozesse aufzubauen und praktikable Standards zu entwickeln
• Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke bei der Beratung interner Fachbereiche Ausgeprägtes wirtschaftliches Verständnis sowie analytisches und konzeptionelles Denkvermögen
• Sicheres Auftreten im Umgang mit internen Stakeholdern, externen Dienstleistern und unterschiedlichen Fachbereichen
• Strukturierte, lösungsorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Freude daran, neue Organisationsstrukturen aktiv mitzugestalten
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit digitalen Kooperations-, Dokumentations- oder Vergabesystemen ist wünschenswert.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bringt die Charité mit

• Eine verantwortungsvolle Rolle beim Aufbau einer neuen Vergabestelle
• Die Möglichkeit, zentrale Einkaufs-Prozesse, Systeme und Standards von Beginn an mitzugestalten
• Mitarbeit an einem Aufbauprozess, der auf eine eigenständige, institutionell geförderte Organisationsstruktur ausgerichtet ist
• Ein anspruchsvolles, sinnstiftendes Arbeitsumfeld im Kontext universitärer Medizin, Forschung und öffentlicher Förderung
• Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg*innen, Führungskräften und externen Partnern in einem dynamischen Veränderungsprozess
• Raum für konzeptionelles Arbeiten, Prozessgestaltung und konkrete operative Umsetzung
• Vergütung nach TVöD VKA-K unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen
• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E13 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
• Die Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 38,5 Wochenstunden
• Die Position ist bis zum 30.06.2030 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 21.09.26
• Kennziffer: 8007